Nové a úsporné trendy v účtovníctve

Sprievodca elektronickým účtovníctvom

Najmodernejšie technológie umožňujú dnes spoločnostiam zvyšovať efektivitu všetkých podnikových procesov, vrátane spracovania účtovníctva. Podľa odborníkov zo spoločnosti Accace ležia rezervy v efektivite mnohých spoločností práve v optimalizácii a automatizácii účtovných procesov. Spoločnosti môžu, aj vďaka pružnejšej legislatíve, využívať dnes už overené riešenia pre on-line prepojenia jednotlivých finančných systémov, transparentné workflow procesy, elektronickú fakturáciu či archiváciu elektronických dokumentov. Motívom firiem pre zvyšovanie efektivity pri spracovaní účtovníctva je nielen značná úspora nákladov, ale najmä vyššia flexibilita pri plnení požiadaviek ich zákazníkov.

Štandardné vs. elektronické vedenie účtovníctva

Obr.1: Porovnanie bežného a elektronického spracovania účtovníctva

Komunikácia firmy s externým prostredím – optimálne prostredníctvom EDI

• Vo svete elektronického účtovníctva spoločnosti komunikujú so svojím externým prostredím on-line elektronicky napríklad formou výmeny elektronických faktúr.

• Najrozšírenejšia je elektronická komunikácia spoločností pomocou všeobecne akceptovaného štandardu EDI (Electronic Data Interchange), ktorý dokáže spoločnosti ušetriť značné finančné prostriedky na spracovanie účtovníctva.

„Úspory tu vznikajú odbúraním papierových vstupov do procesu spracovania účtovníctva a použitím štruktúrovaných elektronických dokumentov napr. elektronických faktúr, čo umožňuje maximalizovať úžitok z nasadenia sofistikovaných informačných systémov v spoločnosti ich on-line prepojením,“ uvádza Vladimír Juhás, eApplications specialist Accace.

• Medzi spomínané systémy patria rôzne workflow príp. BPM (Business Process Management) systémy, ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Ralationship Management) a podobne.

Digitalizácia účtovných dokladov – odbúranie papierovej agendy

• V prípade, že komunikácia prostredníctvom EDI nie je možná, môže spoločnosť pristúpiť k digitalizácii svojej papierovej agendy na vstupe do procesu spracovania účtovníctva, a tým výrazne znížiť náklady na spracovanie papierových účtovných dokladov.

„Digitalizáciou v tomto prípade rozumieme skenovanie dokumentov a ich čiastočné alebo úplné vyťaženie pomocou technológie OCR (Optical Character Recognition). To znamená, prevedenie neštruktúrovaných dokumentov vo formáte PDF príp. TIFF (napr. faktúr) na štruktúrované dokumenty, s ktorými je možné efektívne pracovať v informačných systémoch spoločnosti,“ vysvetľuje Vladimír Juhás.

Virtuálny obeh účtovných dokladov vo firme – rýchle a flexibilné schvaľovacie procesy

• Prvým zo systémov, do ktorých elektronické dokumenty v spoločnosti vstupujú je elektronický workflow. Tento systém spravidla umožňuje flexibilnú a efektívnu distribúciu dokumentov v spoločnosti na zodpovedné osoby podľa vopred definovaných pravidiel pre jednotlivé typy dokumentov.

„Elektronický workflow umožňuje napríklad zabezpečenie schválenia potrebných faktúr a to aj pracovníkmi, ktorí sú geograficky vzdialení od miesta spracovania dokumentov,“ vysvetľuje Vladimír Juhás.

Obr. 2: Výhody elektronického obehu dokladov

Oporou elektronického účtovníctva je aj samotný ERP systém

• Miestom, kde je možné dosiahnuť ďalšie významné úspory je samotný ERP systém. Je vhodné zamerať sa na optimalizáciu a automatizáciu v podobe úprav a zefektívnenia samotných účtovných procesov práve v nadväznosti na štruktúrované elektronické dokumenty vstupujúce príp. vystupujúce z celého procesu spracovania účtovníctva. Jedným z výsledkov je aj veľký podiel automaticky účtovaných transakcií, čo má za následok rapídne zníženie počtu ľudí potrebných na spracovanie účtovnej agendy a z toho plynúcu redukciu personálnych nákladov.

„Integráciou všetkých týchto nástrojov a postupov pri spracovaní účtovnej agendy pod jednu strechu je elektronické účtovníctvo. Jeho implementácia odbremení pracovníkov spoločnosti od väčšiny papierovej agendy pri spracovaní účtovníctva. Spoločnosť zároveň získa jednotné prostredie na transparentnú obsluhu svojich workflow procesov, prístup k elektronickému archívu dokumentov s jednoduchým vyhľadávaním a triedením a samozrejme prístup k reportovacím nástrojom, ktoré zabezpečujú publikovanie potrebných finančných ukazovateľov spoločnosti on-line v reálnom čase,“ uvádza Vladimír Juhás.

• Kompletná funkcionalita je pritom dostupná cez web rozhranie na osobných počítačoch ako aj mobilných zariadeniach.

Elektronické účtovníctvo je výzvou aj pre menšie spoločnosti

Elektronické účtovníctvo je z dôvodu náročnejšej implementácie ekonomicky výhodné pre spoločnosti spracovávajúce väčšie ročné objemy účtovných dokladov. Hranicu predstavuje zhruba 15 tisíc účtovných dokladov ročne, pri ktorej sa návratnosť takejto investície pohybuje v priemere okolo 2 rokov.

Obr.3: Kalkulácia efektivity elektronického účtovníctva pri počte cca 50 tisíc dokladov ročne

• Možnosť profitovať z elektronického účtovníctva majú však aj menšie spoločnosti. Riešením je spolupráca s kvalitným outsourcingovým partnerom. Silná outsourcingová spoločnosť dokáže využiť svoje dlhodobo budované know how z oblasti najmodernejších technológií ako aj vlastné nástroje pre automatizáciu a optimalizáciu účtovných procesov, vyvinuté na základe skúsenosti z realizovaných implementácií.

Zdroj: Accace